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12.4 Procédures: Gestion des notices d'autorités
Sur chaque site, le coordinateur local ATC, appuyé par le coordinateur local Indexation vérifie la forme et la pertinence des nouveaux descripteurs de noms propres. Il remplace les notices d'autorité temporaires par des notices d'autorité permanentes et complète les dossiers dans le FPR.
Les nouveaux descripteurs de noms communs sont transmis à l'équipe RAMEAU par le coordinateur local Indexation pour validation par l'intermédiaire du Fichier national des propositions RAMEAU (FNPR).
Le coordinateur RERO Indexation reporte les modifications impliquées par les mises à jour mensuelles et complète les dossiers dans le FPR.
12.4.1. Mise à jour de la liste des autorités permanentes
12.4.1.1 Noms propres
12.4.1.1.1. Saisie des notices d'autorité
Le coordinateur local ATC, appuyé par le coordinateur local Indexation, remplace la notice temporaire créée pour chaque nouveau descripteur de nom propre par une notice d'autorité permanente validée immédiatement.
12.4.1.1.2. Extension des renvois associatifs
On enregistre une notice d'autorité pour chaque nouveau terme d'un renvoi associatif.
S'il s'agit de compléter un renvoi existant, le nouveau descripteur est ajouté à toutes les notices déjà enregistrées pour les termes associés.
12.4.1.1.3. Extension des renvois hiérarchiques
On enregistre une notice d'autorité pour le terme générique d'un renvoi hiérarchique où figurent tous les termes spécifiques.
On enregistre également une notice pour chaque terme spécifique, dans laquelle n'est ajouté que le terme générique.
12.4.1.1.4. Validation des notices d'autorité
Le code opérateur de la coordination locale Indexation qui les a mis à jour figure dans la zone 039 des notices d'autorité validées ou corrigées.
Chaque nouvelle notice porte dans la sous-zone $a de sa zone 040 la mention RERO suivi du
code de site de la personne qui l'a créée.
Une notice corrigée dans VTLS porte dans la sous-zone $d de sa zone 040 le code du site de la personne l'ayant corrigée.
Lorsqu'une notice issue du chargement initial de 1997 a été validée dans VTLS ou Virtua, elle porte en sous-zone $a de sa zone 040 la mention RERO suivi du code du site responsable de cette validation (sur SIBIL ou sur VTLS) et en sous-zone $d le code du site de la personne qui a saisi cette validation.
Les codes de sites sont composés du sigle minéralogique cantonal auquel est accolée la mention 'mat' (gemat pour Genève). Pour RERO le code employé est reromt.
Le coordinateur RERO Indexation contrôle sur listages les notices d'autorité créées par les coordinations locales Indexation.
Au cours de cette opération, seules des corrections formelles sont apportées. En cas de doute, le coordinateur RERO Indexation envoie un message à l'auteur de la notice dans lequel est mentionnée la modification ou la correction proposée.
12.4.1.2 Nom commun
Les notices d'autorité de noms communs sont des notices RAMEAU importées. Après un chargement initial en septembre 2012, elles font l'objet de mises à jour mensuelles.
L'adaptation de ces notices à la post-coordination comprend les étapes suivantes:
- Elimination des notices retirées de la base RAMEAU, avec correction des notices bibliographiques attachées
-
Traitement des nouveautés et des mises à jour pour les rendre conforme à la post-coordination, qui consiste à
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Eliminer les vedettes construites dans l'autorité composées de deux termes pouvant être utilisés indépendamment
- Ex. : Atmosphère -- Pollution
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Ecarter les vedettes composées de deux termes coordonnés pouvant être utilisés indépendamment
-
Ecarter les vedettes purement relationnelles
- Ex. : Influence médiévale, Contribution à l'urbanisme, Aspect psychologique
-
Ecarter les vedettes catégorisées comme noms propres
- Ex. : Traité de Vienne (1809)
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Repêcher les notices d'autorité écartées qu'une modification a rendu compatible avec la post-coordination
- Ex. : Contes de Noël (anciennement Noël + Contes)
-
Modifier les descripteurs ne pouvant être utilisés que comme descripteur de forme
- Ex. : [Dictionnaires français]
-
Introduire une notice pour les descripteurs utilisés comme descripteur de forme
- Ex. : [Livres électroniques]
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Modifier sous forme de couples de termes les vedettes construites dans l'autorité dont l'un des éléments ne peut être utilisé individuellement
-
Retirer des renvois les termes associés écartés pour les besoins de la post-coordination en les encodant dans une zone spécifique
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Réintroduire les descripteurs repêchés dans les renvois associatifs en miroir
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Mettre à jour les notices corrigées
- Conserver l'information ajoutée manuellement dans le cadre de la post-coordination
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Charger les nouveaux descripteurs
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Contrôler la cohérence des renvois
Des corrections sont apportées manuellement en fonction des besoins:
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Régler les conflits d'autorité apparus lors des chargements
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Inverser certaines notices de RAMEAU composées d'une tête de vedette et d'une subdivision
- Ex. : Révolution française (France, 1789-1799), Ancien français (langue)
-
Elimination de notices non prises en compte lors du paramétrage du chargement initial
- Adaptation du programme des mises à jour quand c'est possible
12.4.1.3. Destruction des notices d'autorité
La destruction des notices de noms communs est intégrée au processus d'importation des notices RAMEAU (cf. supra)
Le coordinateur RERO Indexation détruit les notices d'autorité de noms propres fausses ou obsolètes sur la base de la présence de la mention [Descripteur éliminé de la base de données] ajoutée à la suite du descripteur dans la zone 1xx par les coordinateurs locaux Indexation lorsqu'ils repèrent une erreur ou qu'un indexeur la leur signale.
12.4.1.4. Inversion d'une notice d'autorité
Pour inverser une notice d'autorité, ou pour introduire le descripteur comme terme rejeté d'un
renvoi, les coordinateurs locaux ATC, appuyés par les coordinateurs locaux Indexation, changent les étiquettes
(4xx pour l'ancien descripteur, 1xx pour l'ancien terme rejeté, s'il y a lieu), ajoutent une
zone 667 NOTICE INVERSEE, signée et datée, et valident la notice par la transaction Action sur l'autorité / Ecraser.
12.4.2. Organisation pratique
12.4.2.1. Enregistrement des notices d'autorité
Dans MARC21, on enregistre une notice d'autorité par descripteur.
12.4.2.1.1. Saisie d'une nouvelle notice d'autorité
On saisit les notices d'autorité en procédant de la manière suivante
- Dans VIRTUA, sélectionner la commande 'créer une notice'
- Choisir la grille spécifique adéquate
- Ajouter les données particulières
- Valider la notice
- Sauvegarder la notice
12.4.2.1.1.1. Saisie des renvois associatifs
Pour enregistrer un renvoi associatif, on crée une notice d'autorité par descripteur associé. Celui-ci est saisi dans une zone 1xx et tous les termes associés dans des zones 5xx.
Pour ajouter un nouveau descripteur dans un renvoi associatif existant, on enregistre une notice avec ce descripteur dans une zone 1xx et les descripteurs associés dans des zones 5xx. Puis on complète les notices d'autorité où les descripteurs associés apparaissent en 1xx en leur ajoutant une nouvelle zone 5xx avec le nouveau descripteur.
12.4.2.1.1.2. Saisie des renvois hiérarchiques
Pour enregistrer un renvoi hiérarchique, on crée une notice d'autorité pour le terme générique. Celui-ci est saisi dans une zone 1xx et tous les termes spécifiques dans des zones 5xx comprenant une sous-zone $w h précédant immédiatement le descripteur, devant lequel le code $a doit être saisi manuellement.
On crée également une notice pour chaque terme spécifique. Ceux-ci sont saisis dans une zone 1xx et le terme générique dans une zone 5xx comprenant une sous-zone $w g.
Pour ajouter un nouveau terme spécifique dans un renvoi hiérarchique, on enregistre une notice avec ce descripteur en zone 1xx et le terme générique dans une zone 5xx comprenant une sous-zone $w g précédant immédiatement le descripteur, devant lequel le code $a doit être saisi manuellement. Puis on complète la notice d'autorité du terme générique en lui ajoutant une nouvelle zone 5xx comprenant une sous-zone $w h.
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