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Introduction au Format MARC 21 pour les données sur les fonds
Le Format MARC 21 pour les données sur les fonds a été conçu pour transmettre les renseignements sur les états de collection concernant trois types de documents bibliographiques qui sont identifiés par un code dans le Leader/06:
- Un document en une seule unité matérielle qui est complète dans une seule partie physique, par exemple, une carte, une partition, un ouvrage en un volume, un fichier informatique en une seule partie (Leader/06, code x).
- Un document en plusieurs parties qui est complet, ou conçu pour être complet, dans un nombre déterminé de parties physiques, par exemple, un ensemble de cartes, de partitions et de parties, une encyclopédie en dix volumes, un ensemble multi-supports, une collection manuscrite (Leader/06, code v).
- Une publication en série qui est publiée en parties successives à intervalles réguliers ou irréguliers, indéfiniment, par exemple, un journal, un service de mise à jour de publications en série à une publication en feuilles mobiles (Leader/06, code y).
Par opposition à des éléments de données qui s'appliquent à une description bibliographique universelle de ces types de documents, les données sur les états de collection peuvent comprendre :
- des renseignements particuliers sur un exemplaire d'un document;
- de l'information s'appliquant particulièrement à l'institution de conservation;
- de l'information qui est requise aux fins de traitement local, d'entretien ou de conservation du document;
- des renseignements sur les versions.
Champs de données sur les états de collection
Quatre ensembles de champs de données sur les états de collection ont été définis pour entrer des renseignements sur les documents conservés par une institution:
- Libellé et modèle (853-855)
- Enumération et chronologie (863-865)
- Fonds textuels (866-868)
- Identification des documents (876-878) (N'est pas utilisé par RERO)
Dans chaque ensemble, des champs distincts ont été définis pour trois catégories de documents:
- Unité bibliographique de base (853, 863, 866, 876)
- Matériel supplémentaire (854, 864, 867, 877) (N'est pas utilisé par RERO)
- Index (855, 865, 868, 878) (N'est pas utilisé par RERO)
Les indicateurs et les codes de sous-champs définis dans les champs de données sur les états de collection permettent de manipuler les données en vue de produire des affichages de mentions d'état de collection conformes aux normes sur les fonds de l'ANSI/NISO Z39. La section Données de mention d'état de collection--Informations générales comprend une description générale des trois ensembles de champs (utilisés par RERO) dans les sections d'information générale, soit 853 , 863 et 866-868.
Information sur les états de collection intégrée et distincte
Le champ 852 est défini de sorte à contenir toutes les données requises suffisamment détaillées pour localiser un document. Il peut contenir des données telles qu'une indication de classement topographique unique, un numéro d'exemplaire et l'adresse de l'emplacement physique actuel du document.
- Un seul champ de localisation
Lorsque des états de collection sont signalés pour une seule localisation, on peut intégrer l'information dans la notice bibliographique MARC liée ou la placer dans une notice d'état de collection distincte. Il faut utiliser un seul champ 852 et tout champ d'état de collection associé.
- Notices d'état de collection distinctes
Une notice d'état de collection distincte est liée à une notice bibliographique MARC liée par le champ 004.
Les champs suivants peuvent figurer dans une notice d'état de collection MARC distincte :
Champs d'état de collection:
- Leader
- Directory
- 001 - Numéro de contrôle
- 003 - Identité du numéro de contrôle
- 004 - Numéro de contrôle de la notice bibliographique liée
- 005 - Date and Time of Latest Transaction (N'est pas utilisé par RERO)
- 008 - Eléments de données de longueur fixe
- 014 - Linkage Number (N'est pas utilisé par RERO)
- 035 - System Control Number (N'est pas utilisé par RERO)
- 842 - Textual Physical Form Designator (N'est pas utilisé par RERO)
- 843 - Reproduction Note (N'est pas utilisé par RERO)
- 844 - Name of Unit (N'est pas utilisé par RERO)
- 845 - Terms Governing Use and Reproduction Note (N'est pas utilisé par RERO)
- 852 - Localisation
- 853 - Libellé et modèle--Unité bibliographique de base
- 854 - Captions and Pattern--Supplementary Material (N'est pas utilisé par RERO)
- 855 - Captions and Pattern--Indexes (N'est pas utilisé par RERO)
- 856 - Emplacement et accès électroniques
- 863 - Enumération et chronologie--Unité bibliographique de base
- 864 - Enumeration and Chronology--Supplementary Material (N'est pas utilisé par RERO)
- 865 - Enumeration and Chronology--Indexes (N'est pas utilisé par RERO)
- 866 - Fonds textuels--Unité bibliographique de base
- 867 - Fonds textuels--Matériel supplémentaire
- 868 - Fonds textuels--Index
- 876 - Item Information--Basic Bibliographic Unit (N'est pas utilisé par RERO)
- 877 - Item Information--Supplementary Material (N'est pas utilisé par RERO)
- 878 - Item Information--Indexes (N'est pas utilisé par RERO)
Champs de données bibliographiques: (N'est pas utilisé par RERO)
- 007 - Physical Description Fixed Field
- 010 - Library of Congress Control Number
- 016 - National Bibliographic Agency Control Number
- 020 - International Standard Book Number
- 022 - International Standard Serial Number
- 023 - Standard Film Number (when defined)
- 024 - Standard Recording Number
- 027 - Standard Technical Report Number
- 030 - CODEN Designation
- 541 - Immediate Source of Acquisition Note
- 561 - Ownership and Custodial History
- 562 - Copy and Version Identification Note
- 583 - Action Note
Parmi ces champs, les champs suivants doivent figurer dans une notice d'état de collection distincte MARC: Leader, Directory, les champs 001, 004 et 852. Aux fins d'échanges, la notice bibliographique MARC liée est distribuée aux partenaires de l'échange avant de leur envoyer une notice d'état de collection distincte.
- Informations sur l'état de collection intégré
On peut ajouter de l'information sur l'état de collection dans une notice bibliographique MARC existante plutôt que de l'inclure dans une notice d'état de collection distincte liée.
L'information sur l'état de collection intégrée peut comprendre les champs du format sur les données sur les fonds:
- 841 - Holdings Coded Data Values (N'est pas utilisé par RERO)
- 843 - Reproduction Note (N'est pas utilisé par RERO)
- 845 - Terms Governing Use and Reproduction Note (N'est pas utilisé par RERO)
- 852 - Localisation
- 853 - Libellé et modèle--Unité bibliographique de base
- 854 - Captions and Pattern--Supplementary Material (N'est pas utilisé par RERO)
- 855 - Captions and Pattern--Indexes (N'est pas utilisé par RERO)
- 856 - Emplacement et accès électroniques
- 863 - Enumération et chronologie--Unité bibliographique de base
- 864 - Enumeration and Chronology--Supplementary Material (N'est pas utilisé par RERO)
- 865 - Enumeration and Chronology--Indexes (N'est pas utilisé par RERO)
- 866 - Fonds textuels--Unité bibliographique de base
- 867 - Fonds textuels--Matériel supplémentaire
- 868 - Fonds textuels--Index
- 876 - Item Information--Basic Bibliographic Unit (N'est pas utilisé par RERO)
- 877 - Item Information--Supplementary Material (N'est pas utilisé par RERO)
- 878 - Item Information--Indexes (N'est pas utilisé par RERO)
Parmi ces champs, seul le champ 852 est requis dans une mention d'état de collection contenue dans une notice bibliographique MARC liée.
En général, les lignes directrices du présent document décrivent les notices d'état de collection distinctes. Dans le champ Conventions d'entrées des données des descriptions du champ, il y a des directives particulières pour l'intégration de champs sur les états de collection dans une notice bibliographique MARC liée.
Compacter et détailler
Le compactage et le détail (par document) de données détaillées d'énumération et de chronologie peuvent être effectués par algorithme informatique s'il n'y a pas de rupture dans les niveaux d'énumération ou de chronologie. La section Données de mention d'état de collection--Informations générales décrit plus en détail cette possibilité. Dans la section Libellé et modèle--Conditions requises pour compacter et détailler sont décrits les éléments de données qui doivent être présents pour compacter ou détailler le contenu des champs d'énumération et de chronologie des unités bibliographiques de base (champ 863).
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