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Données de mention d'état de collection--Informations générales
Dans le format MARC 21 pour les données sur les états de collection, un choix de champs de données de mention d'état de collection est défini pour enregistrer les informations sur les documents actuellement possédés par l'institution. Ces données sont réparties dans les trois groupes suivants, où les descriptions des champs spécifiques peuvent être trouvées:
Libellé et modèle (853) Ces champs de données de mention d'état de collection concernent trois types de documents de base: les documents simples (Leader/06, Type of record, code x), les documents multiples (Leader/06, code v) et les documents de collections (Leader/06, code y). Chaque champ se divise ensuite en trois catégories distinctes:
Une unité bibliographique de base est une entité pour laquelle il existe une description bibliographique, par exemple, une publication en série, un livre en un volume, une encyclopédie en plusieurs volumes. Cette catégorie inclut un index ou du matériel supplémentaire pour lequel il existe une notice bibliographique distincte. Les catégories matériel supplémentaire et index sont utilisées pour caractériser le matériel supplémentaire et les index dont le catalogage est inclus dans la notice de catalogage de l'unité bibliographique de base: il n'existe donc aucune notice de catalogage distincte. Le sous-champ $8 sert à relier les champs de données de mention d'état de collection 853-868. Le sous-champ $8 comporte la structure suivante: <numéro de liaison>.<numéro de séquence> On utilise seulement la portion du numéro de liaison pour les champ 853 et 866-868. Pour ce qui est du champ 863, le sous-champ $8 contient un numéro de liaison et un numéro de séquence. On trouve la description de ce champ sous $8 - Numéro de liaison de champ et de séquence. Libellé et modèle (853) Ce champ spécifie le libellé associé à chaque niveau d'énumération et de chronologie représenté dans le champ 863 auquel il est relié grâce au sous-champ $8. Un libellé consiste en un mot, une phrase ou une abréviation qui décrit le type de partie utilisé pour diviser un article multiple ou de collection, par exemple, un volume, un numéro, une partie, un côté. Ce champ peut également contenir les codes qui définissent le modèle de publication du document bibliographique, par exemple, la fréquence et le modèle de régularité. Ces codes permettent de compacter ou détailler par algorithme informatique des données contenues dans le champ 863. Lorsque le champ 863 ne contient aucun libellé et ne permet ni de compacter ni de détailler des données, le champ 853 n'est alors pas requis à la mention d'état de collection. Enumération et chronologie (863) Ce champ contient les désignations numériques, alphabétiques et la date du document bibliographique qui identifient ses parties et qui montrent le lien qui relie chaque partie au tout. Les champs 853 et 863 sont reliés entre eux grâce au sous-champ $8 et sont généralement utilisés dans le cas de documents multiples et de publications en série lorsqu'il est nécessaire d'établir un libellé afin d'afficher intelligemment les données ayant trait à l'énumération et à la chronologie ou lorsque les données relatives au modèle de publication sont nécessaires pour permettre de compacter ou détailler par algorithme informatique un champ 863. Fonds textuels (866-868) Ces champs contiennent des données en forme libre concernant l'énumération et la chronologie. Ils ne sont généralement pas utilisés pour enregistrer les états de collection des documents simples. Ils peuvent remplacer les champs codés 853 et 863 pour ce qui est des documents multiples ou de collection lorsque ces derniers ne peuvent être utilisés adéquatement pour décrire l'état de collection. Les champs 866-868 peuvent également être utilisés en plus du champ 863 et tout champ 853 pertinent afin d'enregistrer et de produire un affichage de rechange pour toutes les données contenues dans ces champs ou seulement certains d'entre eux. Le sous-champ $8 a été défini afin que les champs 866-868 relient le champ aux champs 853 et 863 qu'il remplace ou qu'il complète. Les lignes directrices pour l'application des désignateurs de contenu et les conventions d'entrée des données pour les champs de données de mention d'état de collection se trouvent dans les sections Informations générales des champs suivants: 853, 863 et 866-868. Compacter et détailler On peut utiliser un algorithme informatique pour compacter ou détailler les données d'énumération et de chronologie contenues dans le champ 863. Les capacités de compacter ou détailler sont indiquées par la valeur attribuée à la position du premier indicateur du champ 853. Les champs 853-863 sont reliés par le nombre inscrit au sous-champ $8 de chaque champ. Compacter signifie que le contenu des sous-champs d'énumération et de chronologie ($a-$m) d'un ou plusieurs champs 863 peut être converti: on passe alors du rapport détaillé d'une gamme d'état de collection à un rapport qui exprime le même état de collection en termes d'énumération ou de chronologie, mais uniquement pour la première et la dernière partie.
Etat de collection détaillé:
Etat de collection compacté: Détailler signifie que le contenu des sous-champs d'énumération et de chronologie ($a-$m) d'un ou de plusieurs champs 863 peut être converti: on passe alors de la liste compactée contenant la première et la dernière partie d'une gamme d'état de collection au rapport détaillé de chaque partie.
Etat de collection compacté:
Etat de collection détaillé: Les exigences précises en ce qui a trait à compacter et à détailler les données à l'aide d'un algorithme informatique se trouvent à la section Libellé et modèle--Conditions requises pour compacter et détailler. |
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