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8. Rappels et réclamations 8.1. Rappels 8.2. Réclamations manuelles 8.3. Réclamations automatiques Virtua fait la différence entre les rappels (reminders) et les réclamations (claims): Les rappels servent à identifier les lignes de commande attendues, qui ne sont pas arrivées à la date de réception prévue. Les réclamations servent à créer une lettre qui sera envoyée au fournisseur. Les réclamations peuvent se faire manuellement (à l'aide de la liste des rappels). 8.1. Rappels Pour afficher la liste des rappels, cliquer sur l'icône dans la barre de menu. Dans la fenêtre "Liste complète des rappels", sélectionner "Tous les rappels acquisition": Les rappels pour le renouvellement d'abonnement de périodiques sont décrits au point 4.5 Dans cette fenêtre, la localisation selon la log-in location se met automatiquement lorsque l'on sélectionne des rappels acquisition. Dans le cadre "Supplémentaire", on peut préciser une période, un fournisseur et le type de commande"). Les rappels s'affichent: Pour chaque ligne affichée, il est possible: d'ajouter un rappel d'ajouter une réclamation en cliquant sur Réclamations (voir chapitre 8.2) d'ignorer les rappels jusqu'à une date donnée (voir chapitre 8.1.1) de supprimer un rappel de voir les informations propres à la commande dans la partie inférieure de la fenêtre d'accéder à la commande en mode "mise à jour" en cliquant deux fois sur la ligne de rappel Il est possible de trier l'affichage dans chaque colonne en cliquant sur la partie supérieure (Titre-Fournisseur-Nbre de réclamations-Date-Localisation). En sélectionnant les lignes voulues, on peut effectuer plusieurs "Ignorer jusqu'au" ou "Supprimer" en même temps. 8.1.1. Repousser l'échéance du rappel   On peut utiliser cette option uniquement lorsqu'on travaille avec les réclamations manuelles. La gestion automatique des réclamations ne prend pas en compte les rappels que l'on pose manuellement. Les modifications des échéances se font via le bon de commande; il faut donc afficher ce dernier en mode "mise à jour", comme expliqué au point 8.2. Il est aussi possible d'y accéder via la liste des rappels (voir point 8.1). Dans la fenêtre "Voir commande": Si le délai à modifier concerne toutes les lignes du bon de commande, cliquer sur le bouton Rappels. Si le délai à modifier concerne une seule ligne de commande, sélectionner la ligne et cliquer sur Rappel exemplaire. La fenêtre "Rappel" s'affiche: cliquer sur Ajouter rappel. La fenêtre "Ajouter rappel" s'affiche. Compléter la rubrique "Remarque" et choisir la date du prochain rappel. Cliquer sur OK. Un message de confirmation s'affiche: Cliquer sur OK, puis sur Fermer pour fermer la fenêtre "Rappels", et encore sur Fermer pour quitter la fenêtre "Voir commande". Si on désire repousser la date d'un rappel, il faut sélectionner la ligne dans la fenêtre "Rappels pour les acquisitions" et cliquer sur Ignorer jusqu'au La fenêtre "Paramètres de mise en attente" s'affiche. Sélectionner une durée par défaut en cochant un bouton radio ou entrer manuellement une date de mise en attente. Cliquer sur OK. Un message de confirmation apparaît. Cliquer sur OK, puis sur Fermer pour fermer la fenêtre "Rappels", et encore sur Fermer pour quitter la fenêtre "Voir commande". 8.2. Réclamations manuelles Les réclamations manuelles se font via le bon de commande; il faut donc afficher ce dernier en mode "mise à jour". Pour cela, passer par le menu Acquisitions, Commandes, Mettre à jour... Inscrire le numéro de commande dans la fenêtre "Mettre à jour la demande du bon de commande" et cliquer sur Rechercher. Comme la commande a déjà été transmise, le système avertit qu'une série d'éléments peuvent être mis à jour parmi lesquels, les réclamations; cliquer sur Yes.   Il est également possible de poser une réclamation manuelle depuis la fenêtre des rappels (voir point 8.1). La fenêtre "Voir commande" s'ouvre. 8.2.1. Créer et transmettre une réclamation Double-cliquer sur la ligne à réclamer ou sélectionner la ligne à réclamer et cliquer sur Voir. Dans la fenêtre "Editeur de ligne de commande", cliquer sur Réclamations. Pour réclamer l'ensemble de la commande, cliquer sur Réclamations dans la fenêtre "Voir commande", sans sélectionner de ligne. La fenêtre "Réclamations" s'ouvre. Pour créer une nouvelle réclamation, cliquer sur Nvlle réclamation. Une ligne de réclamation s'affiche, mentionnant entre autres la date de création, le statut "Créé" et la raison de la réclamation. Celle-ci indique par défaut "Ex. non reçus". En cochant la case Editer, puis en double-cliquant sur la raison indiquée par défaut, il est possible de modifier la raison (possibilités: Ex. incorrects, Ex. défectueux, trop d'ex. reçus, Nbre ex. insuffisant - voir point 8.2.2). Pour imprimer la lettre de réclamation destinée au fournisseur, cliquer sur Transmettre. Deux messages de confirmation s'affichent successivement; cliquer sur OK, puis sur Yes. La fenêtre des réclamations s'affiche à nouveau. Le statut passe de "Créé" à "Envoyé" et la date de transmission est ajoutée. Cliquer sur Fermer pour revenir au bon de commande. Une fois l'opération terminée, cliquer sur Fermer pour quitter le bon de commande. Si plusieurs lignes de la commande doivent être réclamées, il faut créer les réclamations les unes après les autres. On peut ensuite les envoyer en une fois, en passant par la barre de menu principal Acquisitions - Réclamations - Transmettre les réclamations... (voir point 8.3). Les réclamations pour un même fournisseur sont alors cumulées sur une seule lettre. 8.2.2. Réclamation d'ouvrages endommagés ou posant problème Virtua gère également les réclamations pour les monographies et les périodiques endommagés ou posant problème. La fenêtre de réclamations contient deux colonnes "Statuts" et "Raison" qui permettent un suivi des réclamations, en indiquant pourquoi une réclamation a été créée et le statut de la réclamation. Par défaut, les valeurs sont "Créé" pour le statut et "Ex. non reçus" pour la raison. Le bouton radio Editer permet d'afficher dans un menu déroulant les statuts et les raisons à choix. Pour afficher les menus déroulants, se positionner sur le mot (et non sur l'en-tête) et double-cliquer plusieurs fois. A la réception d'une commande d'acquisition ou d'un fascicule, Virtua efface automatiquement la réclamation liée à la commande ou au fascicule. Néanmoins, il est possible d'effacer manuellement des réclamations: ouvrir la fenêtre des réclamations, choisir la réclamation en question et cliquer sur Supprimer. Afin de préserver l'historique des réclamations, ces dernières ne sont plus supprimées lorsque la commande est reçue à satisfaction mais reçoivent le statut "Traitées". En outre, les réclamations ne seront plus supprimées lors d'envois de commandes annulées. Ce type de réclamation aura le statut de "Annulé". 8.2.3. Renvoyer une réclamation déjà transmise Lorsque vous transmettez des réclamations, si une erreur empêche une réclamation d'être transmise avec succès, la réclamation est toujours identifiée comme transmise dans la base de données. Il est désormais possible de renvoyer les réclamations qui ont déjà été transmises pour corriger ces erreurs. Un nouveau bouton "Renvoyer" apparaît sur la fenêtre Réclamations. Le bouton est activé lorsque la réclamation sélectionnée a le statut "Envoyé". 8.3. Réclamations automatiques Les réclamations automatiques sont programmées sur chaque site et les paramètres sont personnalisés. Les réclamations sont programmées pour tourner périodiquement. Lorsque le programme a tourné (par exemple tous les premiers du mois), on peut imprimer les réclamations depuis Virtua. Pour imprimer les réclamations générées automatiquement, passer par la barre de menu Acquisitions, Réclamations, Transmettre les réclamations. La fenêtre d'impression s'ouvre. Sélectionner la localisation concernée, le type de réclamations "Acquisitions" et le fournisseur puis cliquer sur Envoyer: La fenêtre de gestion de l'imprimante s'ouvre. Au besoin, modifier l'imprimante à utiliser en cliquant sur Config. impr.. Un message demande de confirmer queles lettres ont été transmises correctement, cliquer sur Yes. Fermer la fenêtre de gestion des réclamations en cliquant sur la croix en haut à droite.   Pour les sites qui possèdent un filtre par localisation (possibilité de ne visualiser que les commandes de sa localisation), le fait de sélectionner "toutes les bibliothèques" n'a pas de conséquences; seules les réclamations de sa propre localisation seront imprimées. 7. Bon de paiement Table des matières 9. Notes

Retour à la page précédente Dernière modification: 30 août 2017 - 10:11