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4. Commande de titre de périodique
4.1. Préambule
Le module acquisition permet de gérer la commande des titres de périodique (abonnements), et les factures qui s'y rattachent.
La gestion des numéros du même périodique se fait dans le module du bulletinage par les personnes formées au bulletinage. Les deux modules peuvent s'utiliser indépendamment l'un de l'autre.
Seules les particularités liées à la commande d'un titre de périodique sont décrites ici.
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Il est conseillé de commander un seul titre par bon de commande, afin de faciliter la numérotation des factures et des bons de paiement.
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4.2. 1ère commande
Insérer une nouvelle commande en choisissant le type de commande "Publication en série".
Dans la fenêtre de commande, insérer la ligne correspondant au titre du périodique.
Sélectionner la ligne de commande, double-cliquer sur Editer ex. et remplir les informations relatives à la ligne de commande, sans oublier d'ajouter la sous-localisation:
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Il est possible de mettre un code sujet "Abonnements périodiques". Ainsi, les nouveaux abonnements seront identifiables dans le journal d'inventaire annuel.
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Dans l'onglet "Enumération", il est possible de cocher les cases "Début d'abonnement" et "Fin d'abonnement", et éventuellement la "Date d'annulation".
Les rappels de commande de périodiques se basent sur la date de fin d'abonnement. Il est donc indispensable de remplir ce champ pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Il est également possible de remplir le champ énumération de manière libre dans la fenêtre de gauche.
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L'énumération est visible sur la lettre de commande.
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Envoyer la commande selon la procédure habituelle.
4.2.1. Etat de collection
Au moment de la sauvegarde de la commande, un état de collection est automatiquement créé, avec un état On order:
Détail de l'état de collection:
Les données du champ 941 proviennent des valeurs de la commande et de la fiche fournisseur:
- $a: numéro du fournisseur
- $c: numéro de la commande
- $d: nom du fournisseur
- $e: date de la commande
- $i: intervalle 1ère réclamation
- $j: intervalle 2ème réclamation
- $k: nombre maximum de réclamations
- $m: code sujet (introduit dans les données de commande)
Ces données seront modifiées lors de la réception du premier numéro par la personne qui s'occupe du bulletinage ou par la personne qui catalogue les titres de périodique.
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Si la notice bibliographique comporte déjà un état de collection (dans le cas où la bibliothèque possède déjà l'abonnement et qu'il s'agit uniquement d'ajouter une commande dans Virtua), il ne faut pas oublier de supprimer le nouvel état de collection créé automatiquement.
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4.3. Réception de la facture
A la réception de la facture, effectuer la réception en choisissant le statut "Facture reçue" (il s'agit bien d'indiquer que la facture est reçue, les numéros reçus étant gérés via le bulletinage):
4.4. Renouvellement de l'abonnement
Pour renouveler un abonnement, passer par la barre de menu principale Acquisitions, Commandes, Prolonger.
La commande originale s'ouvre.
En éditant la ligne de commande, il est possible de mettre à jour l'énumération.
Compléter les champs usuels de la commande puis sauvegarder et envoyer la commande. Procéder à la réception de la facture, à la facturation et au paiement comme expliqué au point 4.3.
Le système accepte de prolonger des publications en série même si le prix est de zéro franc.
4.4.1 Historique des prolongations de publication en série
On peut consulter l'historique des prolongations d'une publication en série dans l'état des acquisitions. Virtua mémorise la trace de chaque prolongation en attribuant une extension au numéro de commande original. L'extension se compose du signe dièse #, suivi du nombre de renouvellements qui s'incrémente automatiquement.
Exemple: le bon de commande 288174 a été prolongé une fois.
4.5. Rappel de l'échéance de l'abonnement
Pour afficher la liste des rappels, cliquer sur l'icône  dans la barre de menu, ou aller dans le menu "Acquisitions" et sélectionner la rubrique "Rappels".
Dans la fenêtre "Liste complète des rappels", sélectionner "Rappels pour renouvellement d'abt.".
Dans cette fenêtre, la localisation selon la log-in location se met automatiquement lorsque l'on sélectionne des rappels acquisition. Dans le cadre "Supplémentaire", on peut préciser une période, un fournisseur et le type de commande.
Pour plus d'informations sur les fonctions de rappels en général, voir le point 8.1.
4.5.1. Paramètre des échéances
La date d'échéance des commandes de périodiques est la date de fin d'abonnement dans l'onglet "Enumération" de la commande.
Par défaut, le rappel se fera dès le jour suivant la date d'échéance de la commande.
Pour plus de précision, il est possible de paramétrer les éléments suivants dans la fiche du fournisseur sous l'onglet "Renouvellement de publication en série":
- Délai du rappel: l'intervalle de rappel de renouvellement de la commande de publication en série, qui indique le nombre de jours précédant l'échéance de la commande à partir duquel le rappel doit être fait.
- Augmentation prix %: le pourcentage d'augmentation du prix lors du renouvellement de la commande
- Durée de l'abt.: la durée d'abonnement de la nouvelle commande à inscrire dans la zone énumération de la ligne de commande quand le renouvellement se fait directement depuis la fenêtre des rappels.
Par défaut ces éléments seront paramétrés à 0.
4.5.2. Renouvellement de commandes de périodiques
Il est possible de renouveler les abonnements de périodiques depuis la fenêtre des rappels en faisant un clic droit de la souris puis "Renouveler".
La commande doit avoir été facturée auparavant, la mention YES figure alors à la rubrique "Renouvellement aut.".
4.6. Achat de numéros spéciaux
La gestion des numéros spéciaux (hors-série par exemple) vendus hors abonnement peuvent également être gérés sur Virtua.
Pour ces numéros, le plus simple est de créer une commande de type "monographie" qui reste liée à la notice bibliographique du titre de périodique.
Pour la commande de type "monographie", voir le chapitre 2.
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