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1. Notice bibliographique
1.1. Préambule
Afin de pouvoir enregistrer une commande dans Virtua, il faut avoir à disposition une notice bibliographique correspondant au document que l'on souhaite commander. En conséquence, des notices bibliographiques sommaires (ou de "pré-catalogage") sont créées dans la base institutionnelle de Virtua Consortium. Les notices sommaires d'acquisition contiennent la mention "SOMACQ" (notice sommaire pour les acquisitions) en zone de note interne (zone 019__$b). La mention SOMACQ signifie que la notice bibliographique fait partie d'une commande en cours dans le logiciel Virtua. Cette mention est exclusivement réservée au module des acquisitions; elle ne doit pas être utilisée pour signaler une notice de pré-catalogage sans état d'acquisition (voir à ce sujet le traitement des notices PRECAT). Si une bibliothèque utilise une notice PRECAT présente dans la base pour la rattacher à un bon de commande dans Virtua, la mention PRECAT localisée dans la zone 019 $b de la notice bibliographique est à modifier en SOMACQ.
Aussi longtemps qu'une notice n'a pas été complétée livre en main par un(e) catalogueur(euse), la mention SOMACQ est obligatoire. Elle renseigne le(la) catalogueur(euse) sur le niveau et la fiabilité du catalogage.
Avec le passage à une base unique pour l'ensemble de RERO, les opérations spécifiques liées aux acquisitions telles que la commande, la gestion des fournisseurs, la gestion financière, les rappels, etc. s'effectuent dans Virtua Consortium.
Les options spécifiques à chaque institution de RERO sont définies au moment de la connexion à cette institution grâce au "login" et mot de passe de l'acquéreur.
1.2. Recherche et contrôle
Avant de créer une nouvelle notice bibliographique, il est important de vérifier si elle existe dans le catalogue.
Les références utilisées pour les commandes proviennent de sources très diverses et sont donc de qualité très inégale; afin d'éviter de créer des notices à double dans le fichier, il est parfois nécessaire d'effectuer des recherches selon plusieurs critères (ISBN, auteur, titre, mots-clés, etc.).
La fenêtre de recherche est accessible par l'icône  ou par la barre de menu Rechercher.
Deux scénarios sont possibles:
- La notice n'existe pas dans le catalogue: créer une notice de pré-catalogage selon le point 1.3
- La notice existe dans le catalogue: modifier la notice selon le point 1.4
1.3. Créer une notice de pré-catalogage
Les notices sommaires d'acquisition sont très facilement identifiables, grâce à une note interne en zone 019 $b SOMACQ..., pour notice sommaire d'acquisition.
Un format de catalogage pour les acquisitions a été défini.
Ce format est réservé aux acquisitions, et se distingue du niveau de catalogage de base par quelques détails, mais surtout par le fait qu'il ne s'agit que d'un pré-catalogage, à compléter par la suite, livre en main. Le format réservé aux acquisitions est le seul format où il est permis de descendre en dessous du niveau de base de catalogage.
La bibliothèque qui crée une notice sommaire d'acquisition dans le catalogue n'est pas nécessairement celle qui complètera la notice. C'est la première bibliothèque qui reçoit l'ouvrage qui s'en charge.
Procédures
Deux procédures sont envisageables:
A. création de notice brève (procédure la plus rapide)
Cette option permet de créer la notice bibliographique directement depuis le bon de commande.
Pour afficher la grille "SOMACQ" directement à partir du bon de commande, cliquer sur le bouton Notice brève dans le bon de commande:
B. Création de la notice bibliographique par la grille
Cliquer sur l'icône  ou passer par la barre de menu Fichier, Notices, Créer une notice.
Ouvrir la grille "somacq" qui se trouve dans C - Program Files - VTLS - Virtua - Catalog - Grilles Rero:
Saisir les informations suivantes:
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008 |
Pays, langue, date |
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OBLIGATOIRE |
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019 |
$b SOMACQ $9 code de bibliothèque/date |
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OBLIGATOIRE |
| * |
020 |
ISBN |
Sans trait d'union. Utiliser les $z et $9 pour signaler un ISBN invalide |
OBLIGATOIRE SI APPLICABLE |
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040 |
Source du catalogage |
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OBLIGATOIRE |
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072 |
Code sujet |
La liste des codes sujet à utiliser se trouve dans le format de catalogage (zone 072). Si le sujet n'est pas défini: s1zz |
OBLIGATOIRE SI APPLICABLE |
| * |
1xx |
Auteur |
Pompage obligatoire, sinon saisie de la forme connue suivie de la mention [VNV]. L'importation d'une notice SOMACQ avec Easypump ne garantit pas forcément l'adéquation de la vedette avec les règles Rero, par conséquent on ajoutera également un [VNV] dans ce cas de figure (du moment que la vedette ne se trouve pas dans Rero).
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OBLIGATOIRE SI APPLICABLE |
| * |
245 |
Titre: $b sous-titre / $c mention de responsabilité |
1er indicateur: 0 s'il n'y a pas d'entrée en 100, 1 s'il y a une entrée en 100
2ème indicateur: nombre de caractères à ignorer pour éliminer l'article du tri
$b seulement si le titre n'est pas assez précis pour passer la commande.
$c mention de responsabilité
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OBLIGATOIRE |
| * |
250 |
Mention de l'édition |
Zone non renseignée s'il s'agit de la 1ère édition, mais obligatoire dès la 2ème édition |
OBLIGATOIRE SI APPLICABLE |
| * |
260 |
Lieu d'édition: $b éditeur, $c date |
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OBLIGATOIRE |
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300 |
Collation |
si la zone est saisie, n'indiquer que le $a, sous la forme « $a 1 vol. » et seulement si on est sûr de l'information, $a 257 p. |
FACULTATIF |
| * |
490 |
Collection |
1er indicateur: 0 si pas de 830, 1 s'il existe une 830
Si on met une 830, alors la 490 est obligatoire
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FACULTATIF |
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500 |
Notes |
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FACULTATIF |
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700
710
711
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Entrée secondaire: nom de personne / collectivité / congrès
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Pompage obligatoire, sinon saisie de la forme connue suivie de la mention [VNV]. L'importation d'une notice SOMACQ avec Easypump ne garantit pas forcément l'adéquation de la vedette avec les règles Rero, par conséquent on ajoutera également un [VNV] dans ce cas de figure (du moment que la vedette ne se trouve pas dans Rero).
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FACULTATIF |
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830 |
Collection |
Uniquement pour les collections numérotées
Uniquement si on peut la pomper, sinon laisser vide
2ème indicateur: nombre de caractères à ignorer pour éliminer l'article du tri
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FACULTATIF |
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9xx |
Code de localisation |
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OBLIGATOIRE |
*: zones imprimées sur le bon de commande.
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Pour plus de précisions concernant les zones des notices de pré-catalogage, voir le document "Format minimal pour les notices sommaires d'acquisition" disponible sur le site de RERO (rubrique Documentation - Acquisitions).
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Exemple de notice SOMACQ:
Valider la notice à l'aide du bouton 
Cliquer sur la touche F11 pour sauvegarder la notice
Ne pas oublier d'ajouter la localisation (clic droit de la souris).
Ajouter une notice d'exemplaire, puis passer au chapitre 2 pour créer le bon de commande.
1.4. Modifier une notice bibliographique
Si la notice est déjà présente dans le catalogue, ajouter la zone de localisation 9xx.
Ajouter ensuite une notice d'exemplaire, puis passer au chapitre 2 pour créer le bon de commande.
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